名刺管理の基本は一元管理

会社の規模によってもちがいますが全社員で社長一人という場合を除いて、貰った名刺というのは個人ではなく会社の財産として一元管理するのが一番望ましいと誰もがわかっていても実行できていない場合が多いのではないでしょうか?

特に営業社員の場合は大きな会社でしたら転勤も有るでしょうし、退職などもありますから担当者が辞めてしまったら情報がスムーズに引き継げないなんて事は何処の会社でも経験が有ると思いますが、それはですね名刺管理は一例として、普段から情報の蓄積と共有が出来ているかどうかが名刺管理に現れていると言っても過言では無いのでは無いでしょうか?

名刺そのものを管理しようとするから面倒な事になる

名刺に書かれている情報量というのはたとえ両面に印刷されていても非常に少ないものですし、実際に使うのは会社名と住所に電話にFAXにメールアドレス程度ですから、下手にスキャナー読み取りとかOCRとか名刺管理ソフトを導入しなくても(したらしたで便利ですが)、エクセルファイルを共有するとかGoogleSpreadsheetを共同編集にして、そこに貰った名刺情報を打ち込んでいくとか、簡易なやり方でも情報管理は実現できるのです。

※名刺が溜まってからとか展示会などで一日に大量の名刺を交換したような場合を除いて、一人二人の情報でしたら都度、手入力しても時間的にスキャンして変換してチェックして分類するよりも作業時間は短い場合も多いと思います。

※出来に悪い名刺管理ソフトを使うよりもExcelなりGoogleSpreadsheetなどCSVに簡単に落とせる分かりやすいソフトを使ったほうが、後々案内状を出すとか様々なシーンで使いやすいです。

名刺管理は人脈管理

ビジネスをやっている以上は絶海の孤島に住んでいる人は皆無なのですが、人脈というのは一度繋がった脈もメンテナンスしないと細くなっていってやがて切れてしまうのが人脈ですよね?

それも相手の担当者が変わって人脈が切れる場合よりも、こちらの担当者が居なくなった事が原因で人脈が途切れる場合が・・・と言っても人と人が結びついて脈が出来るのであって、企業と人の間で人脈は出来ないので担当者が居なくなれば切れるのが当然なのです。

ただ逆に自社の営業マンが代わった時にそれを口実にして疎遠になっている旧い取引先にアプローチするといった営業方法というか人脈強化の方法もあります。

で担当者が突然退職するなんて事は明日にでもありえるのですから、今日から名刺データーを社内で共有しておくというのは、人脈を減らさないために企業が行うべき自衛手段だと思います。